Komunikacja wewnętrzna to jeden z kluczowych czynników warunkujących efektywne współdziałanie pracowników w obrębie danej organizacji. Im jest skuteczniejsza, tym więcej owoców przynosi wszelka praca zespołowa – zarówno w ramach poszczególnych działów, jak i pomiędzy nimi. Ma ogromne znaczenie nie tylko dla firm o rozbudowanej strukturze i rozproszonych geograficznie oddziałach czy zespołach. Jest równie ważna w przypadku mniejszych organizacji – zwłaszcza w dobie pracy zdalnej.
Aplikacje intranetowe, których dotyczy niniejszy artykuł, wspierają rozwój komunikacji wewnątrz organizacji. Rozwiązanie to zapewnia łatwy dostęp do informacji wewnętrznych oraz narzędzi niezbędnych przy realizacji zadań służbowych. Dostęp do takiej platformy jest regulowany, zatem otrzymują go wyłącznie osoby zatrudnione w danej firmie – w stosownym, określonym przez administratorów zakresie. Warto dodać, że intranet można skonfigurować i zintegrować tak, by dostosować go do indywidualnych potrzeb i struktury organizacji.
Jakie korzyści wynikają zatem z korzystania z aplikacji intranetowych? Co sprawia, że rozwiązania te rzeczywiście usprawniają komunikację wewnętrzną firm? O tym przeczytasz w dalszej części artykułu.
Jakie obszary zagospodarowuje intranet?
Intranet to w zasadzie wydzielona sieć firmowa, która służy gromadzeniu różnego rodzaju informacji wewnętrznych. Dzięki rozlicznym funkcjom zagospodarowuje wiele obszarów funkcjonowania firmy, umożliwiając m.in.:
- Zarządzanie zadaniami – monitorowanie postępu zadań czy delegowanie danych prac konkretnym osobom.
- Tworzenie bazy wiedzy – gromadzenie dokumentacji, różnego rodzaju instrukcji i informacji na temat obowiązujących procedur.
- Wymianę informacji między pracownikami – porozumiewanie się zarówno w kwestiach stricte służbowych, jak i mniej oficjalnych (np. wokół organizacji wydarzeń firmowych).
Ze względu na regulowany dostęp, o którym wspomnieliśmy we wstępie, aplikacje intranetowe zapewniają wysoki poziom bezpieczeństwa informacji. Administratorzy rozwiązania (bądź danych przestrzeni w obrębie intranetu) mogą odpowiednio nadawać wybranym osobom uprawnienia do przeglądania i modyfikowania danej zawartości, jednocześnie ograniczając je pozostałym pracownikom.
Rozwiązania intranetowe a komunikacja wewnętrzna
Komunikacja wewnętrzna niewątpliwie przekłada się na relacje w zespołach i – co za tym idzie – zaangażowanie oraz efektywność wykonywanych zadań. Współczesny pracownik ceni bezpośredni przepływ informacji, transparentność oraz realny wpływ na kierunek rozwoju firmy. Wdrożenie platformy intranetowej sprzyja zorganizowaniu komunikacji wewnętrznej tak, by odpowiadała na te i inne potrzeby pracowników, wspierając ich poczucie przynależności do organizacji.
Odpowiednio dobrany intranet – dzięki wielości obszarów, które zagospodarowuje – staje się łącznikiem między pracodawcą a zespołem. Pozwala zgromadzić i uporządkować informacje wewnętrzne (nierzadko włączając w ten proces poszczególnych pracowników): wszelkie regulaminy, instrukcje, standardy postępowania, a także treści o bardziej swobodnym charakterze – dotyczące integracji firmowych czy wszelkich inicjatyw teambuildingowych. W ten sposób ujednolica sposób komunikacji w firmie (niezależnie od stopnia rozbudowania struktury organizacji), skraca proces adaptacji nowych pracowników i buduje kulturę opartą na dzieleniu się wiedzą. W nowoczesnych aplikacjach intranetowych zarządzanie treścią jest wysoce intuicyjne, co zachęca do jej regularnych aktualizacji. Dzięki temu przepływ informacji jest nieprzerwany, a intranet staje się cennym źródłem wiedzy o tym, co obecnie dzieje się w firmie.
Ponadto, intranet zapewnia funkcje umożliwiające komunikację dwukierunkową – ze względu na społecznościowy charakter sprzyja interakcjom między pracownikami, w tym wymianie informacji zwrotnej. Dostępne na rynku aplikacje intranetowe często udostępniają dodatkowe przestrzenie do komunikacji, takie jak czaty, fora, grupy. Narzędzia te pozwalają na zamieszczanie komentarzy, postów, tworzenie ankiet, a nawet publikowanie artykułów dotyczących funkcjonowania firmy. Korzystanie z tych funkcji przekłada się na większe zaangażowanie pracowników – bez względu na zajmowaną pozycję czy stanowisko użytkownicy intranetu mają realny wpływ na jego funkcjonowanie. Co ważne, mogą zabierać głos w sprawach istotnych dla życia firmy.
Workai – intranet, który wspiera employee experience
Jeśli szukasz narzędzia, które stworzy wspólną przestrzeń komunikacyjną dla całej organizacji, a zarazem pozwoli wydzielić strefy dedykowane dla mniejszych jednostek – zespołów czy działów – poznaj możliwości, jakie oferuje aplikacja intranetowa Workai. Jako jeden z wiodących producentów intranetu Workai pozwala na spersonalizowanie obiegu informacji w obrębie danej firmy. Dzięki wdrożeniu ich aplikacji możesz:
- tworzyć angażujące i różnorodne pod względem formy komunikaty,
- kierować treści do wybranej grupy pracowników,
- korzystać z kanałów komunikacji, które preferują odbiorcy,
- dostosować pulpity nawigacyjne do potrzeb użytkowników aplikacji,
- tagować ważne wiadomości,
- wymieniać się feedbackiem z pracownikami.
Workai pomaga personalizować komunikację wewnętrzną dzięki segmentacji oraz pozyskiwaniu wiedzy o zachowaniach użytkowników (za pośrednictwem dedykowanego modułu analitycznego). Do innych zalet tego narzędzia należy możliwość integracji z M365 i wieloma innymi kanałami komunikacji. Co więcej, wdrożenie Workai zajmuje około miesiąca – współpracując w tym zakresie z ekspertami możesz także liczyć na kompleksowe szkolenia z obsługi aplikacji: zarówno dla administratorów, jak i dla przyszłych użytkowników.
Podsumowanie
Wprowadzenie rozwiązań intranetowych niewątpliwie przyczynia się do usprawnienia komunikacji wewnętrznej. Odpowiednio wybrany intranet zapewnia jego użytkownikom łatwy dostęp do informacji i narzędzi niezbędnych do realizacji zadań służbowych. Ponadto, jako wydzielona sieć wewnętrzna, poprawia bezpieczeństwo danych poprzez ograniczony i kontrolowany dostęp. Przede wszystkim jednak wartość aplikacji intranetowych polega na angażowaniu pracowników w życie firmy. Dzięki łatwemu zarządzaniu treściom i licznym funkcjom społecznościowym użytkownicy intranetu mogą współtworzyć wewnętrzne przestrzenie, wymieniać się feedbackiem, a co za tym idzie – realnie wpływać na kierunki rozwoju organizacji.
