Integracje systemów IT – czy mogą pogrążyć Twój projekt? Perspektywa biznesowa

Integracje systemów IT to codzienność działów technicznych, jednak dla przedstawicieli biznesowych to zazwyczaj zupełnie nowe doświadczenie (wręcz niepewny grunt). Współpraca tych dwóch zespołów stanowi wyzwanie, ponieważ z jednej strony dział biznesowy nie zawsze potrafi precyzyjnie przedstawić swoje potrzeby – co skutkuje zaskoczeniem, gdy proces okazuje się czasochłonny i skomplikowany. Z drugiej strony, przedstawiciele działu technologicznego skupiają się na aspektach technicznych, zapominając o potrzebach biznesowych, podczas gdy to one są punktem wyjścia i nadrzędnym celem przeprowadzania integracji.

Odpowiadając na pytanie zawarte w tytule – integracja jest w stanie pogrążyć każdy projekt, a nawet wyrządzić więcej szkód, jeśli nie uwzględni się jej na etapie planowania i nie przeprowadzi w odpowiedni sposób. Co zatem zrobić, by ten kluczowy element projektów IT przyniósł realne korzyści? Na co powinni zwrócić uwagę przedstawiciele działu biznesowego i dlaczego? Odpowiedzi znajdziesz w dalszej części artykułu.

Kiedy zetkniesz się z integracją systemów informatycznych?

Dzisiejsza rzeczywistość biznesowa to ekosystem wielu wyspecjalizowanych systemów i aplikacji. Projekty często operują w rozproszonej strukturze danych na styku systemów, takich jak CRM, ERP, CMS, PIM, CDP, co utrudnia wymianę, przetwarzanie i analizowanie danych. Integracja systemów informatycznych ma za zadanie umożliwić wymianę danych między różnymi rozwiązaniami, a zarazem zapewnić bezproblemowe korzystanie z dostępnych zasobów: plików, danych czy informacji.

W rzeczywistości mało który projekt nie wymaga integracji. Przejście przez ten proces jest konieczne, jeśli planujesz na przykład:

• uruchomienie nowego serwisu www, aplikacji mobilnej lub sklepu internetowego,
• wdrożenie nowej platformy e-commerce,
• wdrożenie nowego procesu biznesowego lub modyfikację istniejącego, np. sprzedaży online, składania wniosków kredytowych, prezentacji nowej oferty,
• wdrożenie tzw. „widoku klienta 360”.

Jak zaplanować podejście do integracji w projekcie biznesowym?

Jak już wspomniałem, skuteczna integracja powinna być przede wszystkim dobrze przemyślana. Aby planowanie przełożyło się na jej udany przebieg, warto postępować według opisanych niżej etapów.

Strategia integracji

Integracja systemów to wyzwanie zarówno technologiczne, jak i biznesowe, przez co wartość dialogu między zespołami jest nie do przecenienia. Konieczne jest bowiem uwzględnienie zarówno potrzeb biznesowych, jak i technologicznych. Brak tego holistycznego podejścia (a co za tym idzie – wzajemnego zrozumienia) to często popełniany błąd, którego skutkiem jest produkt niespełniający wymagań interesariuszy. Współpraca między działami technologicznymi i biznesowymi powinna więc prowadzić do:

• ustalenia celów biznesowych integracji,
• określenia problemów, jakie ma rozwiązać integracja,
• identyfikacji zarówno procesów biznesowych dotkniętych tą zmianą, jak i wszystkich systemów wpływających na realizację projektu,
• weryfikacji stanu dostępnych integracji, które mogą być uwzględnione w trakcie realizacji projektu.

Na tym etapie należy też wskazać wszystkich interesariuszy integracji – ustalić działy firmy, które będą zaangażowane w projekt oraz wskazać osoby decyzyjne w poszczególnych aspektach. Warto również stworzyć listę zagadnień do przedyskutowania między działami biznesowymi i technologicznymi – tego rodzaju lista może zawierać odpowiedzi na takie pytania, jak:

• Ile systemów i jakie systemy będą wymieniać dane między sobą? Czy w przyszłości będzie potrzeba uwzględnienia kolejnych?
• Kto zarządza każdym z tych systemów? Czy wszystkie są pod kontrolą firmy, czy niektórymi zarządzają partnerzy zewnętrzni?
• Gdzie będzie się znajdował tzw. „golden record” pozwalający na stworzenie „jednej wersji prawdy”¹ dla ogółu systemów i danych?
• Jakie konkretnie dane będą przekazywane między systemami? Czy będzie to wymiana jedno- czy dwukierunkowa?
• W jaki sposób systemy będą identyfikowały dane, czyli jaki będzie unikalny identyfikator obiektu z danymi, który pozwoli na jednoznaczną synchronizację danych?
• Czy wymiana danych ma być automatyczna, czy na żądanie? Jeśli automatyczna, to jak często ma być przeprowadzana?
• Czy systemy objęte projektem pozwalają obecnie na wymianę danych? W jakiej formie?
• Jeżeli jest dostępne API, czy posiada aktualną dokumentację, czy też będzie potrzeba je „rozpracować”?

Wnioski ze wszystkich powyższych analiz należy ująć w formie dokumentacji, a omówienie tych zagadnień pomoże wypracować pożądany zakres prac, podejście do integracji i – co za tym idzie – kompleksowy plan dalszego działania. Na jego podstawie będzie możliwe wstępne określenie nakładu pracy i czasu potrzebnych do zrealizowania integracji.

Analiza i plan strategiczny na poziomie biznesu powinny również uwzględnić tzw. „happy path”, czyli domyślny scenariusz bez warunków wyjątkowych lub błędów. Następnie warto przemyśleć, jakie problemy mogą nastąpić podczas integracji, i opracować scenariusz reakcji – chociażby określić, kto jest powiadamiany o problemie i w jaki sposób.

Przykłady systemów do zintegrowania na podstawie wdrożenia platformy e-commerce

Przykładem projektu, który wymaga licznych integracji, jest wdrożenie nowej platformy e-commerce. W takim przypadku istnieje duże prawdopodobieństwo, że właściciel biznesowy projektu będzie musiał uwzględnić integracje z następującymi kategoriami systemów:

• system produktowy (np. PIM) – odpowiedzialny za katalog produktów i asortyment sklepu, jego atrybuty czy zarządzanie cenami;
• system płatności – najczęściej pochodzący od dostawców zewnętrznych;
• system logistyczny –  może uwzględniać systemy zewnętrznych dostawców, również firm kurierskich;
• system magazynowy – obsługujący magazyn i dostępność produktów;
• systemy biznesowe – np. CRM odpowiedzialny za zarządzanie klientami czy też systemy zarządzające bazą kontrahentów.

Nawet tak powierzchowna analiza dowodzi, że projekt przygotowania integracji w opisanym wyżej zakresie zaangażuje wiele działów firmy. Dlatego też powinien być odpowiednio zaplanowany.

Architektura integracji

Architektura integracji to wielopoziomowy opis łączący spojrzenie biznesowe, funkcjonalne i technologiczne. Celem tego etapu jest nakreślenie odpowiednich ram przeprowadzenia integracji – zrealizowania jej w taki sposób, aby działała zgodnie z określonymi wcześniej oczekiwaniami biznesowymi. Podejście do integracji i struktury jej poszczególnych komponentów, a także sposób budowy i przyszły rozwój to kluczowe elementy fazy architektury integracji.

Jakie warstwy składają się na skuteczną architekturę integracji?

Warstwa biznesowa określa i opisuje procesy biznesowe, które będą odzwierciedlone w integracji. Ponadto wskazuje sposób, w jaki dane przepływają w ramach poszczególnych procesów biznesowych. Ten etap powinien uwzględniać utworzenie diagramu procesów i przepływu danych oraz biznesowego modelu danych.

Warstwa aplikacyjna pokazuje, w jaki sposób procesy określone na poziomie warstwy biznesowej będą realizowane przez oprogramowanie. W tej części najważniejsze jest opisanie systemów w kontekście realizowanych przez nie procesów oraz dostarczanych funkcji. Celem tego etapu jest utworzenie logicznego modelu architektury aplikacji i modułów, technicznego modelu integracji i diagramu sekwencji.

Warstwa infrastrukturalna zapewnia odpowiednią wydajność procesu przepływu danych. Skupia się na utworzeniu diagramu sieci i diagramu architektury sprzętowej.

Projekt integracji

Na tym etapie dochodzi do przejścia z ogólnego poziomu architektury do szczegółowego projektu – opisu i zaplanowania wdrożenia z uwzględnionymi szczegółami realizacji funkcji i struktur danych. W tej fazie zazwyczaj kończy się merytoryczne zaangażowanie działu biznesowego –projekt integracji to zadanie działów technologicznych. Powinien być sformułowany tak, by umożliwić szybkie przeprowadzenie związanych z integracją prac wdrożeniowych. Należy również uwzględnić i opisać specyfikację dotyczącą bezpieczeństwa i wydajności, procedury testowania oraz wszelkie procedury i narzędzia monitoringu wytworzonej integracji. Warto też przewidzieć i opisać procedury reakcji oraz eskalacji związane z potencjalnymi błędami działania integracji.

Realizacja i dostarczenie integracji

Kolejny z etapów obejmuje niezbędne prace związane z budową, testowaniem i uruchomieniem integracji. Prace te zazwyczaj wykonuje dział technologiczny, ponieważ bezpośrednio wpływają one na prawidłowość przygotowania integracji. Artykuł ten koncentruje się jednak na perspektywie biznesowej – nie rozwijam więc kwestii związanych z pracą produkcyjną, będąc pewnym, że o wiele większą wiedzą dysponują doświadczone w tym obszarze działy IT. Jako przedstawiciel „biznesu” wielokrotnie przekonałem się o wartości płynącej ze współpracy z kompetentnym zespołem osób technicznych: ich wiedza i umiejętności są gwarancją przeprowadzenia omawianego etapu zgodnie ze sztuką i można na nich w pełni polegać.

Prace utrzymaniowe i rozwój po wdrożeniu

Procesy biznesowe mają to do siebie, że z czasem mogą wymagać pewnych aktualizacji, dostosowania się do zmieniających się okoliczności, na przykład sytuacji rynkowej. Podobnie jest z integrowanymi aplikacjami – trzeba być stale gotowym na dostosowanie ich do bieżących zmian, dlatego też po wdrożeniu każdy projekt naturalnie wchodzi w kolejną fazę. Trzeba wówczas określić konkretny budżet na utrzymanie, regularne aktualizacje i dalszy rozwój platformy integracyjnej. Należy także przemyśleć procedury związane ze stałym monitoringiem jakości wymiany danych i zaplanować niezbędne zasoby na realizację tego procesu.

Podsumowanie

Dobra integracja systemów informatycznych jest niezauważalna z punktu widzenia użytkownika końcowego, a zarazem zapewnia mu płynne i bezproblemowe korzystanie z platform. Działanie według wymienionych w tym artykule etapów zwiększa szanse na to, że planowana integracja zakończy się sukcesem. Z kolei nieskuteczna komunikacja między działami biznesu i technologii oraz nieumiejętne planowanie mogą stać się blokerem kluczowego projektu, a nawet zniweczyć całą misternie opracowywaną strategię transformacji cyfrowej. Z tego względu warto dołożyć wszelkich starań, by przygotować do tego procesu wszystkich zaangażowanych.

Jeśli chcesz mieć pewność, że integracja systemów IT w Twoim przyszłym lub istniejący projekcie zakończy się sukcesem, skontaktuj się z nami przez poniższy formularz.

Skontaktuj się z nami

1. W tym przypadku „prawda” jest rozumiana jako źródło, do którego sięgają użytkownicy danych, jeżeli chcą się upewnić, że mają poprawną i obowiązującą wersję. Dzięki temu nie muszą poznawać całej wewnętrznej struktury przechowywania danych i systemów. Przykładowo, odwołując się do informacji o kliencie, otrzymujemy dane w standardzie określonym przez firmę – niezależnym od poszczególnych systemów IT. ↩︎