Zrobotyzowana automatyzacja procesów, lepiej znana jako automatyzacja oprogramowania, automatyzuje procesy biznesowe za pomocą robotyki programowej. RPA (Robotic Process Automation) jest zarządzany przez ustrukturyzowane dane wejściowe i logikę biznesową, która wykorzystuje technologię do automatyzacji podstawowych, żmudnych czynności. RPA jest powszechnie używany do naśladowania powtarzalnych zadań, takich jak wyodrębnianie danych, wypełnianie formularzy i przenoszenie plików. Jest to przydatne narzędzie dla firm, które chcą zmniejszyć koszty ogólne i zmaksymalizować produktywność. Prostym, ale powszechnym przykładem RPA jest robot, który generuje automatyczną odpowiedź na wiadomość e-mail.
Czym jest zrobotyzowana automatyzacja procesów
Wiele osób myli zrobotyzowaną automatyzację procesów (RPA) ze sztuczną inteligencją (AI). Są to jednak dwa odrębne obszary. AI jest napędzana przez duże ilości danych, podczas gdy RPA może podążać tylko za procesami przekazanymi mu przez użytkownika. Napędzana procesami, zrobotyzowana automatyzacja procesów wymaga mniej interwencji człowieka, ponieważ jest precyzyjny. W złożonych sytuacjach RPA i AI mogą współpracować, aby podejmować działania na podstawie spostrzeżeń wytwarzanych przez sztuczną inteligencję i pełniej automatyzować zadania.
Istnieją dwa rodzaje zrobotyzowanej automatyzacji procesów: automatyzacja nadzorowana i automatyzacja niezakłócona. Roboty RPA to wirtualni asystenci, którzy pomagają poszczególnym pracownikom w wykonywaniu codziennych zadań. Ilekroć pracownik potrzebuje pomocy, może aktywować bota i pracować z nim. Wsparcie pracownika RPA zwiększa produktywność, nie zakłócając równocześnie procesów w firmie. Nienadzorowane boty RPA automatyzują samodzielnie procesy, bez interwencji człowieka. W takim przypadku proste zadania, takie jak wprowadzanie danych, można wykonać bez zatrudniania kogokolwiek. Dlatego firmy mogą obniżyć koszty ogólne, wyeliminować błędy i zwiększyć produktywność.
W ogólnym ujęciu zrobotyzowana automatyzacja procesów to wpływowe narzędzie biznesowe, które wdraża procesy określone przez użytkownika w celu maksymalizacji wydajności, poprawy obsługi klienta, zwiększenia zgodności i obniżenia kosztów operacyjnych. Wiele firm zaczyna coraz częściej wykorzystywać zrobotyzowaną automatyzację procesów do wykonywania powtarzalnych zadań i pomagania swoim pracownikom.
Korzyści z RPA
Zrobotyzowana automatyzacja procesów jest niezwykle przydatna w każdej firmie, bez względu na jej wielkość. Wykorzystanie RPA pozwala zautomatyzować podstawowe czynności, które można wykonać bez potrzeby zatrudniania pracowników. To z kolei pozwala firmie inwestować w pełni w działalność biznesową i wykorzystywać potencjał pracowników do wykonywania bardziej ambitnych i rozwijających zadań. Pozwala to także na oszczędność kosztów i ograniczenie wydatków na proste, powtarzalne czynności.
Wydajność i produktywność to kolejne korzyści wynikające ze stosowania zrobotyzowanej automatyzacji procesów. Na przykład, wykorzystując oprogramowanie do wykonywania podstawowych zadań, firmy mogą uniknąć potencjalnych błędów ludzkich, pozwalając na większą precyzję. Zrobotyzowana automatyzacja procesów nie zastąpiła ludzi, ale usprawnia im pracę i znacznie skraca czas wykonania zadań. Podstawowe zadanie, którego wykonanie zajęłoby 4 godziny jednemu pracownikowi, może zająć tylko 20 minut przy użyciu narzędzi RPA. To tylko jeden z przykładów zaoszczędzonego czasu; większe firmy mogą zatrudniać setki pracowników wykonujących setki zadań za pomocą narzędzi RPA, co powoduje wykładniczy wzrost realizacji zadań i produktywności.
Kolejną zaletą korzystania ze zrobotyzowanej automatyzacji procesów są korzyści związane z bezpieczeństwem. Ponieważ RPA jest używana do określonych zadań i działa na poziomie szczegółowym, nie ma wycieku danych. Wszystkie dane są w pełni udokumentowane i kontrolowane, co pozwala na pełne oraz stałe monitorowanie informacji. Ponadto istnieją również korzyści z obsługi klienta podczas korzystania ze zrobotyzowanej automatyzacji procesów. Gdy botom przydzielane są powtarzalne zadania, pracownicy mają więcej czasu na odpowiadanie na zapytania klientów. Człowiek może skupić się na rozwiązywaniu złożonych problemów, których nie można rozwiązać za pomocą automatyzacji. RPA generuje również raporty, dzięki którym możemy zrozumieć potrzeby naszych klientów i zdefiniować czynniki, które poprawią ich doświadczenia. Korzystanie z RPA przynosi firmom ogromne korzyści i warto rozważyć ich zastosowanie.
Wdrażanie RPA
Kiedy już wiesz, czym jest zrobotyzowana automatyzacja procesów i dlaczego warto ją wykorzystać, następnym krokiem jest pytanie, w jaki sposób możesz zacząć ją wdrażać w praktyce.
Jednym z podstawowych elementów RPA i pierwszym krokiem do wdrożenia jej w praktyce jest uzyskanie wglądu w istniejące procesy poprzez ich eksplorację i wewnętrzne wywiady. Zrozumienie obecnego stanu i istoty działalności biznesowej pozwala zidentyfikować potencjalne obszary wymagające poprawy oraz rozpocząć planowanie i mapowanie kluczowych procesów, w których można wykorzystać RPA do poprawy wydajności i produktywności. Dodatkowo, patrząc na obecne systemy i procesy przez pryzmat RPA, firmy uzyskują cenny wgląd w to, jak zmaksymalizować korzyści płynące z tego potężnego narzędzia.
Kolejnym krokiem we wdrożeniu zrobotyzowanej automatyzacji procesów jest opracowanie rozwiązania, które w pełni wykorzystuje możliwości technologii automatyzacji. Aby zrobić to skutecznie, należy najpierw utworzyć szczegółową mapę procesów, która jasno zidentyfikuje wszystkie te części, które nadają się do automatyzacji. Po utworzeniu mapy można ją następnie wykorzystać jako plan wprowadzania skutecznych zautomatyzowanych rozwiązań, które bezproblemowo włączają funkcje robotyczne do procesów biznesowych. Dzięki zastosowaniom z dziedziny robotyki RPA zagwarantuje płynne i wydajne procesy, wspierając tym samym organizację w budowaniu przewag konkurencyjnych i dynamicznym rozwoju w nowoczesnym krajobrazie biznesowym.
To tylko niektóre z rozważań, które należy wziąć pod uwagę przy podejmowaniu decyzji o wdrożeniu zrobotyzowanej automatyzacji procesów w Twojej firmie. Proces ten będzie się znacznie różnić w zależności od potrzeb, budżetu, rodzaju zadań i jakości. Jednak te podane przez nas kroki mogą być początkiem i podstawą udanego wdrożenia RPA.
Źródła:
- https://research.aimultiple.com/rpa-implementation/
- https://www.ibm.com/cloud/learn/rpa
- https://marutitech.com/benefits-of-rpa-in-business/
