Analityka biznesowa to dyscyplina, która wymaga szerokiego zakresu umiejętności – od rozwiązywania problemów, przez efektywną komunikację, kończąc na myśleniu technicznym. Niezbędne jest głębokie zrozumienie zarówno procesów biznesowych, jak i systemów technicznych, by z łatwością identyfikować możliwości ulepszeń i wspierać proces opracowywania rozwiązań, które spełniają potrzeby wszystkich interesariuszy. Z tego względu istota analityki biznesowej w projektach IT stale rośnie, a zapotrzebowanie na wykwalifikowanych specjalistów w tej dziedzinie nigdy nie było większe. Jako że celem Infinity Group jest dostarczanie produktów i usług najwyższej jakości, stawiamy na tę dyscyplinę, uważając je za narzędzie pozwalające osiągnąć nasz cel.
W tym artykule chcemy przedstawić rolę analityka biznesowego w cyklu projektowym i opowiedzieć o jego kluczowych zadaniach, bazując na tym, jak pracują na co dzień nasi specjaliści.
Na czym polega analityka biznesowa?
Analiza biznesowa (ang. business analysis) – nazywana również inżynierią wymagań – jest procesem pozyskiwania, analizy i interpretacji danych biznesowych, który służy zrozumieniu potrzeb klienta i poprawie efektywności poszczególnych procesów. Z kolei odpowiedzialny za ten proces analityk biznesowy (ang. business analyst) pomaga w projektowaniu rozwiązań spełniających wyodrębnione potrzeby biznesowe. Ogólny zakres jego obowiązków obejmuje:
- badanie procesów biznesowych, zasobów, celów i wymagań interesariuszy,
- proponowanie rozwiązań spełniających dane wymagania,
- przekładanie potrzeb biznesowych na język techniczny,
- wspieranie projektantów i programistów w tworzeniu rozwiązań zgodnych z oczekiwaniami klienta.
Czym zajmuje się analityk biznesowy?
Rola analityka biznesowego w cyklu projektowym jest kluczowa – specjalista ten tworzy most między klientem a zespołem deweloperskim. W ramach swoich obowiązków usiłuje dokładnie poznać potrzeby i cele klienta oraz zrozumieć specyfikę branży, w której działa jego firma. Następnie musi umiejętnie przekazać zdobytą wiedzę zespołowi deweloperów i projektantów, by mogli stworzyć produkt zgodny z oczekiwaniami interesariuszy i przyjętymi założeniami projektowymi.
Celem analizy biznesowej jest więc nie tylko zrozumienie potrzeb klienta, ale przede wszystkim przełożenie ich na pracę całego zespołu. Badając dane i procesy w firmie oraz prowadząc warsztaty, analityk biznesowy identyfikuje problemy i proponuje rozwiązania. Następnie przekłada wszystko na wymagania funkcjonalne i niefunkcjonalne w formie dokumentacji przeznaczonej dla projektantów i deweloperów.
W bardziej szczegółowym ujęciu zakres analityki biznesowej obejmuje zatem:
- Zrozumienie potrzeb każdego z interesariuszy poprzez analizę wymagań i celów biznesowych;
- Identyfikacja problemów związanych z procesami biznesowymi oraz ich optymalizacja,
- Stworzenie dokumentu podsumowującego wymagania biznesowe;
- Przełożenie pozyskanych wymagań m.in. na: konkretne ścieżki użytkowników, modele procesów biznesowych, założenia oraz zależności funkcji i systemów, wydajność, użyteczność, a także różnego rodzaju diagramy;
- Przygotowanie w formie dokumentacji wymagań funkcjonalnych i niefunkcjonalnych;
- Współpraca z zespołem projektowym;
- Ewentualne doprecyzowywanie wymagań z klientem i aktualizacja dokumentacji.
Jakie narzędzia analityczne i metody stosuje analityk biznesowy?
Analitycy biznesowi korzystają z różnych narzędzi i metod, aby lepiej zrozumieć procesy biznesowe klienta i cele projektu, a także dostarczyć wartościowe rozwiązania dla organizacji. Lista tych metod jest długa i obejmuje:
- Warsztaty z klientami i użytkownikami – przeprowadzane w celu zdobycia informacji o potrzebach, oczekiwaniach oraz problemach związanych z procesami biznesowymi.
- Analiza dokumentów i raportów dotyczących procesów biznesowych – poznanie procesów w organizacji oraz ich funkcjonowania.
- Analiza danych i wskaźników dotyczących funkcjonowania firmy – zebranie informacji o procesach i działaniach w organizacji.
- Mapowanie i modelowanie procesów biznesowych – graficzne przedstawienie procesów biznesowych i zrozumienie ich funkcjonowania przy pomocy BPMN.
- Analiza konkurencji – zrozumienie konkurencyjnego rynku i sposobu działania konkurentów.
- Burze mózgów – technika stosowana wygenerowania innowacyjnych pomysłów i rozwiązań.
- Diagramy przypadków użycia (use case) – przedstawienie sposobu interakcji użytkowników z systemem.
- Historyjki użytkowników (user stories) – opis roli poszczególnych użytkowników i ich wymagań od systemu.
- Analiza wymagań – badanie w celu zdefiniowania funkcjonalności i cech wymaganych w projekcie.
- Mapy myśli – graficzne zobrazowanie różnych koncepcji i pomysłów związanych z projektem.
- Podejście zwinne (tj. Metodyka Agile) – metoda umożliwiająca elastyczne dostosowywanie się do zmieniających się wymagań i potrzeb klientów.
Większość tych narzędzi znajduje zastosowanie przede wszystkim na początku cyklu projektowego: na etapie briefiengu, discovery czy designu, gdy rozpoznawane są potrzeby biznesowe klienta i przekuwane w projekt rozwiązania.
Rola dokumentacji w analizie biznesowej
Kluczowym elementem każdej fazy cyklu życia oprogramowania jest dokumentacja wymagań, za której sporządzenie odpowiedzialny jest analityk biznesowy. Stanowi ona fundament pracy całego zespołu – to na jej podstawie dział UX projektuje interfejs, deweloperzy wdrażają funkcjonalności, QA (tester) testuje powstały produkt, a PM (kierownik projektu) koordynuje zaplanowane działania.
Wprowadzenie zmian w dokumentacji wymaga przeanalizowania ich wpływu na cały produkt i jest kolejnym zadaniem analityka biznesowego – w końcu to on odpowiada za zrozumienie potrzeb klienta i formułowanie szczegółowych wymagań projektowych. Odpowiednie zadbanie o dokumentację wymagań przekłada się na sukces całego projektu i satysfakcję interesariuszy, co świadczy zarówno o istocie pracy analityka biznesowego, jak i roli prawidłowo sporządzonej, stale aktualizowanej dokumentacji.
Dokumentacja techniczna w IT, czyli inżynieria wymagań w praktyce
Dawniej każdy programista musiał mieć wiedzę na temat sposobu pisania dokumentacji zgodnie z przyjętymi standardami i zasadami. Polegało to na pracy w plikach tekstowych przesyłanych mailem i wymagało sporo czasu, a także uważności. Często prowadziło to do sytuacji, w których dokumentacja była niewystarczająca lub nieaktualna.
Wraz z rozwojem technologii dokumentacja techniczna przeszła swego rodzaju rewolucję – obecnie w wielu firmach korzysta się z narzędzi, takich jak Jira i Confluence. Umożliwiają one łatwe zarządzanie zadaniami wraz z tworzeniem, edytowaniem i przechowywaniem dokumentacji w chmurze. W Infinity Group wykorzystujemy je w codziennej pracy i stale potwierdza się, że dzięki tego typu narzędziom proces tworzenia dokumentacji technicznej jest bardziej efektywny, a każdy ma łatwy dostęp do jej najnowszej, aktualnej wersji.
W niektórych firmach formą wsparcia w sporządzaniu i aktualizowaniu dokumentacji technicznej jest wyodrębnienie stanowiska o nazwie Technical Writer. Zadania pełniącej tę funkcję osoby obejmują na przykład tworzenie instrukcji obsługi stworzonych modułów, z których będzie korzystał klient.
Główna dokumentacja wymagań
Inżynierowie wymagań pracują w trzech zakresach dokumentacji – BRD, FRS i SRS (podział zgodnie ze standardami przyjętymi w branży). Wszystko, co dotyczy analizy biznesu: procesy, zasoby, kluczowe cele, analiza rynku czy konkurencji, badania konsumentów, można znaleźć w BRD – Dokumencie Wymagań Biznesowych (ang. Business Requirement Document). Opis wymagań i funkcjonalności w dokumentacji technicznej to z kolei FRS, tak zwana Specyfikacja Wymagań Funkcjonalnych (ang. Functional Requirements Specification). Wreszcie, parametry, jakie powinny być spełnione przez system lub aplikację (np. wydajność, bezpieczeństwo) zawiera SRS, tj. Specyfikacja Wymagań Oprogramowania (ang. Software Requirements Specification).
Wymienione obszary mogą tworzyć osobne dokumenty lub znajdować się w jednym pliku – zależnie od wewnętrznych ustaleń w projekcie czy standardów danej firmy. Dziś, przydatnym narzędziem w sporządzaniu tego typu dokumentacji są rozwiązania typu Confluence, o którym wspominaliśmy wyżej – umożliwiają łatwą edycję wprowadzonych dokumentów, co pozwala je na bieżąco aktualizować i, w razie potrzeby, rozbudowywać.
Zakres pracy analityka biznesowego w cyklu projektowym na przykładzie wdrożenia Kentico DXP
Aby zilustrować zakres pracy analityka biznesowego, wystarczy przyjrzeć się jego kolejnym zadaniom w przykładowym cyklu projektowym. W Infinity Group zajmujemy się projektowaniem i wdrażaniem stron internetowych z wykorzystaniem rozwiązań DXP (Digital Experience Platform), w ostatnim czasie najczęściej Kentico.
Załóżmy więc, że nasz klient chce stworzyć sklep internetowy dla swojej firmy, który ma być przejrzysty i przyjazny użytkownikom, a ponadto łatwy w obsłudze – także z perspektywy osób zarządzających treścią, na przykład osób wprowadzających do oferty nowe produkty. Klientowi zależy także na wdrożeniu różnych funkcjonalności – kalkulatora, formularzy kontaktowych, integracji z innymi systemami (na przykład z danym systemem płatności). Co więcej, aby lepiej odpowiadać na potrzeby kupujących, chce personalizować treści i wykorzystywać funkcje digital marketing.
Analityk biznesowy przeprowadził zatem wywiady z Project Managerem i bezpośrednio z interesariuszami po stronie klienta. Pozyskał w ten sposób wszystkie wymagania odnośnie funkcjonalności, wyglądu i zachowania strony oraz bezpieczeństwa i wydajności. Następnie przetworzył te wymagania w modele i diagramy, które przedstawiają procesy i ścieżki użytkowników w sposób graficzny i zrozumiały dla innych członków zespołu projektowego. Stworzył na przykład modele BPMN, by w jasny sposób przedstawić procesy biznesowe, jakie będą miały miejsce w trakcie korzystania z nowej strony internetowej, diagramy pokazujące zależności systemów przeznaczonych do integracji, a także rozpisał w tabeli tzw. User Stories. To właśnie taką dokumentację nazywamy Dokumentem wymagań biznesowych (BRD).
Kolejnym krokiem było przygotowanie dokumentacji wymagań zawierającej szczegółowe opisy każdej z wymaganych funkcjonalności, sposobu ich działania i testowania, czyli Dokumentu specyfikacji wymagań funkcjonalnych (FRS) oraz Dokumentu specyfikacji wymagań oprogramowania (SRS). Powstały one równolegle z projektami graficznymi, by zapewnić jak najszerszy punkt odniesienia dla programistów. Najczęściej na tym etapie zebrane informacje przekazywane są także UX/UI designerom, którzy tworzą makiety serwisu. Następnie w procesie dekompozycji makiet analityk biznesowy dokumentuje poszczególne moduły i komponenty, z oznaczeniem wymagań funkcjonalnych i niefunkcjonalnych.
Po zakończeniu tej pracy i potwierdzeniu zgodności z interesariuszami rozpoczyna się produkcja, czyli praca programistów, po czym zespół QA (testerów) testuje iteracyjnie na nowych środowiskach, aby upewnić się, że produkt spełnia wszystkie wymagania i działa zgodnie z oczekiwaniami interesariuszy. Na tych etapach analityk biznesowy obserwuje przebieg prac i wspiera komunikację zespołów – wewnętrzną oraz z klientem
Dzięki pracy analityka biznesowego cały zespół projektowy był w stanie zrozumieć wymagania klienta i na ich podstawie stworzyć serwis z wykorzystaniem Kentico DXP, który spełnia oczekiwania klienta i użytkowników. W przypadku decyzji o pracach utrzymaniowych i rozwojowych, rolą analityka staje się aktualizowanie wiedzy na temat wymagań i potrzeb klienta oraz proponowanie ewentualnych ulepszeń.
Wyzwania analizy biznesowej
Jednym z największych wyzwań, przed jakimi staje analityk biznesowy, jest rozszerzanie zakresu projektu. Każda zmiana wpływa na czas realizacji i koszty, dlatego wymaga nowych badań, analiz i skrupulatnej weryfikacji. Aby poradzić sobie z tym wyzwaniem, analityk biznesowy musi wykorzystać odpowiednie techniki, takie jak podejście zwinne, które pozwalają na elastyczne reagowanie na zmiany w projekcie.
Częstym wyzwaniem, jakiemu muszą podołać analitycy biznesowi, jest konieczność rozwiązywania konfliktów między interesariuszami, którzy niekiedy mają odmienne cele i oczekiwania wobec projektu. W takiej sytuacji trzeba umieć nie tylko dokładnie zrozumieć te różnorodne wymagania, lecz przede wszystkim wspólnie ze stronami wypracować kompromis, by w efekcie zgodnie wyznaczyć spójny kierunek realizacji projektu.
Skuteczna komunikacja z zespołem wdrożeniowym jest nie mniej kluczowa dla końcowego sukcesu projektu. Analityk biznesowy musi więc skutecznie przekazywać wymagania projektowe innym członkom zespołu, takim jak programiści czy testerzy, aby zadbać o spójność i poprawność realizacji projektu.
Wartość analizy biznesowej dla projektu IT
Analiza biznesowa to proces, który znacząco zwiększa szanse na powodzenie projektu – jej właściwe wykorzystanie pozwala między innymi poprawić jakość produktu końcowego, całościowo zwiększyć wydajność rozwiązania, a ostatecznie także zyski i zadowolenie interesariuszy. Z tego względu analityk biznesowy pełni kluczową rolę we wszystkich fazach projektu, począwszy od briefingu aż do wdrożenia.
Na początku analityk biznesowy ma za zadanie przygotować podstawy do rozpoczęcia projektu, w tym ustalić cele, wymagania i ograniczenia projektowe. Podczas fazy discovery przeprowadza analizę, zbierając wszelkie wymagania i dokumentując je. W fazie projektowania – tworzy modele i dokumentację wymagań. Na końcu, w fazie wdrożenia, dokonuje dekompozycji modułów, dopracowuje dokumentację techniczną, pomaga w koordynowaniu zespołu i zapewnia, że projekt realizowany jest zgodnie z wymaganiami klienta.
Analityk biznesowy wspiera realizację projektu poprzez właściwe zarządzanie wymaganiami i ciągłą komunikację z zespołem projektowym. Ważne jest, aby był zawsze świadomy wyzwań, takich jak niejednoznaczność i zmienność wymagań czy brak zaangażowania ze strony interesariuszy. Choć wiele firm dopiero przekonuje się o wartości płynącej z zatrudniania analityków biznesowych, w Infinity Group wiemy o tym od dawna, dlatego oferujemy wsparcie specjalistów z tej dziedziny na każdym etapie projektu, dbając w ten sposób o najlepszą jakość usług i zadowolenie klientów.
Przyszłość analityki biznesowej
Analityka biznesowa ciągle się zmienia wraz z rozwojem technologii – między innymi rosnącym zainteresowaniem rozwiązaniami klasy DXP. Organizacje coraz częściej chcą przejść proces transformacji cyfrowej, szukają partnerów specjalizujących się w nowych technologiach, co daje pewność, że zapotrzebowanie na wykwalifikowanych analityków biznesowych będzie nadal rosło. Ich rola również ewoluuje, z przesunięciem w kierunku bardziej strategicznego i rozwojowego myślenia. Od analityków biznesowych coraz częściej oczekuje się proaktywnego podejścia do identyfikowania możliwości i proponowania innowacyjnych zmian, a nie tylko reagowania na potrzeby biznesowe. Ponadto, w miarę jak dane stają się coraz bardziej centralnym elementem procesu podejmowania decyzji biznesowych, zdolność ich analizowania i interpretowania stanie się w tym zawodzie jeszcze bardziej cenioną umiejętnością.
Podsumowanie
Konieczność ciągłego rozwoju i wdrażania innowacji związana ze stale zmieniającym się krajobrazem cyfrowym sprawia, że znaczenie analizy biznesowej nieustannie rośnie. Warto więc rozumieć rolę, jaką pełnią analitycy biznesowi w udanych projektach IT. Wkład specjalistów w zakresie analizy biznesowej pozwala wypełnić lukę pomiędzy biznesem a technologią, stąd specjaliści w tej dziedzinie są tak pożądani na dzisiejszym rynku pracy. Odpowiedzialność, z jaką wiąże się to stanowisko, jest ogromna, gdyż praca analityka biznesowego bezpośrednio przekłada się na całościowy sukces projektu. Z tego względu wszyscy zainteresowani tą dziedziną powinni nastawiać się na ciągły rozwój. Przy odpowiednim nastawieniu i zaangażowaniu w rozszerzanie swoich umiejętności można bowiem wywrzeć znaczący wpływ – nie tylko na rozwój danego projektu, lecz całej organizacji.
Źródła informacji:
– A Guide to the Business Analysis Body of Knowledge® (BABOK® Guide) International Institute of Business Analysis (IIBA);
– Sylabus IREB – Międzynarodowej Rady Inżynierii Wymagań;
– Inżynieria wymagań w praktyce. Bartosz Chrabski, Karolina Zmitrowicz;
– Business Analysis for Practitioners: A Practice Guide. Project Management Institute (PMI).
